In einer Ordination ist oft viel los – Anrufe, Termine, Patienten vor Ort. Eine durchdachte Telefonansage hilft, den Ablauf zu strukturieren und gleichzeitig einen professionellen Eindruck zu vermitteln. Doch nicht jede Ansage ist gleich gut. Hier erfahren Sie, worauf es ankommt – und was besser vermieden wird.
Was eine gute Telefonansage in der Praxis leisten sollte
- Ruhe und Klarheit vermitteln: Patienten sollen das Gefühl haben, gut aufgehoben zu sein.
- Informieren statt verwirren: Ordinationszeiten, Vertretungen oder Hinweise auf die Website klar und freundlich nennen.
- Wertschätzung zeigen: Jeder Anruf zählt – auch wenn gerade niemand persönlich abheben kann.
Inhalte, die gut ankommen:
- Freundliche Begrüßung
- Hinweis, dass das Team aktuell beschäftigt ist (z. B. in Behandlungen)
- Bitte um Verständnis
- Aufforderung, Name und Telefonnummer zu hinterlassen
- Optional: Sozialversicherungsnummer bereithalten (bei Rückruf)
- Verweis auf die Website für Öffnungszeiten & Infos
Was besser vermieden wird:
- Überladene oder hektische Texte
- Lange Erklärungen zu Krankenkassen oder Bürokratie
- Unpersönliche Standardansagen vom Provider
- Zu viel Humor (wirkt in medizinischen Kontexten oft deplatziert)
Beispiele für gute Ansagen
„Herzlich willkommen. Sie haben eine Ordination erreicht. Wir befinden uns aktuell in Behandlungen und können Ihren Anruf daher nicht persönlich entgegennehmen. Bitte hinterlassen Sie Name, Telefonnummer und – falls möglich – Ihre Sozialversicherungsnummer. Für Ordinationszeiten und Informationen besuchen Sie bitte unsere Website.“
Fazit: Klar, ruhig, professionell
Eine Telefonansage in der Arztpraxis ist Teil des Service – und sollte genauso gut durchdacht sein wie der Empfang am Schalter. Mit einer freundlichen, professionellen Stimme und einem klaren Text schaffen Sie Vertrauen und entlasten gleichzeitig das Team.